入金消込は、請求管理業務の中で特に煩雑な業務であるにもかかわらず、対応ソリューションはごくわずか。 当社もこれまで省力化を目的に顧客別に仮想口座を作って管理したり、入金消込プログラムを作成するなどの対応を行ってきましたが、それにも限界があり、これといった期待効果は得られませんでした。
そんな中見つけたのが入金消込に特化したサービス「V-ONEクラウド」。 導入にあたって、請求・入金データの照合率が当社の求める基準に達しているか、セキュリティが当社の厳しい基準を満たしているか、また、V-ONEクラウドを当社の取り扱い製品としても検討していたため、お客さまへ提供することを加味して、導入、取り扱いが可能か否かなど、慎重に検討しました。
最終的には、AI（機械学習）による請求・入金データの高い照合率や、当社のセキュリティ基準をすべてクリアしていたことが決め手となり、昨年の7月に本格導入しました。 運用開始からちょうど1年が経過。 実際にサービスを利用している当社経理担当者が、本サービスの導入効果を詳しくご紹介します。
アナログ管理からデジタル管理で目視や入力作業を軽減
入金情報の紙出力、販売管理システムとの目視確認、手入力作業がシステム化され、会計システムへの仕訳計上までが一連のフローとして運用できるようになりました。
導入後の入金消込周辺システム構成図
入金消込業務の月間作業時間62％削減に成功
V-ONEクラウドには、AIを活用した機械学習機能(一度入金消込した入金元と請求先を記憶させる）があり、再度、同請求先から入金があった際は自動で照合が可能になります。 自動消込ができないケースでも、消込の画面上で請求明細と入金明細を並べて表示でき、目検での照合と消込作業が大幅に楽になりました。
また、V-ONEクラウドと販売管理システムのデータ連携により、業務効率化・誤操作防止が実現したほか、手作業中心の業務による入力ミスが防止できた事で業務の確実性が向上し、最終的にはV-ONEクラウド導入後１年足らずで入金消込業務の月間作業時間が62％削減（30時間→11.5時間）しました。
まとめ
通常業務が繁忙の中、業務効率化やDX化プロジェクトは一時的に負担となりますが、導入後は業務効率化、確実性・精度向上に関して有意義なプロジェクトだったと実感できました。 また、すべてシステムで作業が完了するため、ペーパレス化にもなりテレワークでの業務も可能となりました。
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