株式会社三英は、卓球の世界選手権や国際大会など、多くのビックタイトルで採用実績を誇る、卓球台の世界的メーカーです。卓球台・卓球関連用具をベースに、公園遊具やスポーツ遊具などを幅広く手掛け、事業拡大を続けています。
同社はこれまでオープンソースのグループウエアで社内情報流通を支えて来ました。しかし、スタッフの増員や多様なワークスタイルに対応する必要から、情報リソースの一元管理と効率化のためにグループウエアの見直しを実施。当社がご提案させていただいたdesknet's NEOの導入プランを採用いただき、一年半がたちました。
今回は、同社のグループウエア切り替えの経緯と効果について、熊谷 紘平氏（管理本部電算課）にお聞きました。

導入の背景

オープンソースの限界

当社はこれまで中小事業規模向けのオープンソースで無償のグループウエアを使用してきました。機能そのものは、勤怠機能などのグループウエアに求められる一般的なメニューは揃っていましたが、インターフェース面で問題があったため、スタッフの利用頻度は高くはありませんでした。そのグループウエアも無償サポートが終わってしまったということもあり、グループウエアそのものをリプレイスする必要があったのです。

情報共有の課題

当時は、社内での情報伝達はメール中心に行われていました。お取引先関連の情報伝達、お客様からのメール、社内連絡メールなどのあらゆる情報を1つのメールソフトで個々に管理する必要があったのです。また、社内SEの私たちとしては、メールボックス容量のひっ迫など、管理面でも問題が生じていました。こうした様々な点から、効率的な情報共有環境の構築は喫緊の課題でした。

導入の経緯

製品比較の取り組み

それまでの情報共有の課題を乗り越えるには、「社内ポータルサイトとしての性格を持たせること」「重要な情報を視覚的に前面に出せる機能」の2つが必要と考えました。そうした機能を実現するために、当社独自で他社のグループウエア評価版の研究を進めていたのです。ちょうどそのタイミングでちばぎんコンピューター・サービスさんからdesknet's NEOの紹介をいただき、並行して選定評価を進めることになりました。

desknet's NEO採用のポイント

製品の比較を進めていく過程で、当社が独自で比較していた他社のグループウエアに比べ、当社の業務、人数規模、運用体制やコスト面などから、desknet's NEOには多くの評価ポイントがあることがはっきりしてきました。なかでも、直感的に利用できる優れたインターフェースはタスクそれぞれを表すアイコンの利用シーンが描きやすく、採用決定の大きなポイントとなりました。

導入効果

優れた機能で利用度アップ

ポータルサイトへのインフォメーション表示は正解だったと思います。メディア等へのリリース情報を表示することで、情報統制を効率化が実現できました。また、社内重要事項の通達の内容をインフォメーションに統合し、ログイン時に勤怠の打刻とセットで表示することで、未読を無くすることにもつながりました。意外だったのは、リリース直後からスケジュール機能がフル活用し始めたことです。それほどまでに、desknet's NEOのインターフェースは優れていたということだと思います。

システム部門の負荷軽減

社内のさまざまな情報がdesknet's NEOに一元管理できるようになったことで、私たちシステム管理者の業務も効率化しました。その一例が設備予約です。今までは設備管理や会議室予約はファイルサーバー内にあるExcelで運用しており、予約の取り合いが社内会議で問題になる程でした。desknet's NEO導入後は、ファイルサーバーでの管理も必要なくなり、システム管理者は他の業務に時間を割くことができるようになりました。

導入後の感想

導入して一年半がたちましたが、導入後の社内の反応は上々です。特に「見た目の分かりやすさ」と「インターフェース」は好評のようです。年配者の方々の一部には、新しいシステムへの抵抗感はありましたが、すぐ慣れてもらうことができました。社内への使い方の説明も30分ほどの簡単なもので済みましたので、システム担当者としても手間がかからないdesknet's NEOは正解だったと確信しています。

今後の展開

当社は古くからお付き合いいただいているお客様が数多くおります。そうしたお客様を担当者ごとにサポートするには、どうしても限界が出てしまいます。幸いにもdesknet's NEOには、AppSuite（アップスイート）という、紙、メールやExcelで行われている社内業務を簡単にシステム化できる、業務アプリ作成ツールがあります。今は、AppSuiteをSFA(顧客管理機能）のツールとして活用できないか試しています。社内SEとしてはこの機会に、お客様の分析を通して営業ニーズの開拓に貢献するような、受け身ではなく攻めのITとしてdesknet's NEOを活用できればと考えています。