株式会社加藤岡昌弘商店は、栽培から、出荷、配送までを自社で行う、千葉県最大のもやし生産業者です。海を目の前に臨む九十九里で、豊富な地下水と清浄な空気を活用して、ミネラル豊富なもやしを栽培しています。千葉県内はもとより、東京都内、首都圏の青果市場やスーパー、業務卸などから同社の商品を求める声は年々増え続けています。

ちばぎんコンピューターサービスが「積込書作成システム」納入して約1年。システム導入の経緯やその後の近況について、代表取締役 加藤岡 達弘氏にお話を伺いました。

導入の背景

十数台分のトラックの積込書作成をシステム化

納品書・請求書を作成する販売管理以外の出荷作業は、すべて手書き書類で対応していました。そのため、注文が増えるほど人的ミスによる計算間違い、書き漏らしが増えていたのが実状でした。一つの注文をさばくのに、積込書、カゴに貼るタグ、運送担当者用の帳面など3～４箇所に同じ内容記入しなければならない状況で、一つ間違いが出ると修正するのが大変でした。
受注件数が増えてきたのもあって、この手間を解消したいなと思い、システム導入の検討を始めました。

導入の経緯

自分たちに「思い通りのシステム」

検討開始にあたり、まずはお付き合いのあるシステム各社に相談しました。その一社として、当社ホームページを制作した、ちばぎんコンピューターサービスにも声をかけました。他社との提案の違いは、自分たちに「思い通りのシステム」を提案してくれる点でした。
パッケージ型のソフトを導入すると、完全に当社の業務フローに合わないことも生じてしまい、結果ソフトに自分たちが合わせて業務をしなくてはなりません。
だったら、システム側が自分たちに合わせてくれたほうがいいかと思い、ちばぎんコンピューターサービスにオーダーメイドで開発を依頼することにしました。細かな要望もシステムに反映してくれる点や、販売管理システムとの連携をしてくれるといった提案も魅力的でした。

導入効果

ますます現場にフィットするシステムヘ

開発がスタートしてからも担当の営業やSEが当社に足を運んでくれ、自分たちの要望をどうやったらシステムに反映できるのか、どうすれば現場の課題を解決できるのか議論を重ねシステム要件がまとまりました。

システム導入から約1年経ちますが、3か月ごとに改善要望を反映してもらい、実際の業務で使い勝手を確認する。そんなスパンでシステムもバージョンアップを続けています。

作業時間の短縮化と時間の有効活用

入力ミスをしない限り間違いは起こりえませんし、１回の入力で自動振り分けされ、計算までしてくれるので非常に作業効率が良くなりました。業務時間が短縮した結果、本来やりたいのに先送りしていた業務への作業に浮いた時間を割り当てることができています。

今後の展開

ペーパーレス化とオンライン受注への展望

紙をなくしたいと考えています。例えば事務所で打ち込んだデータが場所を問わず閲覧できて、工場でもそれを確認しながら進捗を入力できるなど、そんなリアルタイムデータを共有する業務環境を構築したいです。距離的にも事務所と工場が離れているので、その間の移動時間がなくなればと思っています。

また、今はお客様からファックスで注文が来るのですが、注文もオンラインで受付ける仕組みを将来的には導入したいと思っています。紙の運用だとお客様との間で送った送ってない、出した出さないなど問題が発生する可能性もありますので、そういう行き違いもオンライン化することで防ぐことができれば思っています。

これらのシステムも現システムとの連携し、さらに業務改善を推進したいので、ちばぎんコンピューターサービスに相談すると思います。